Pharmacy Manager At Doctors of the World

Introduction.

Doctors of the World Civil Association (hereinafter MdM) is implementing several activities to help strengthen local health institutions and organizations that serve the most vulnerable populations in Venezuela.

The focus of our activities in Venezuela

MDM has been addressing humanitarian needs in Venezuela since 2019. The organization focuses on an integrated approach to health, nutrition, and mental and psychosocial health protection (MHPSS). MDM coordinates its programs within the humanitarian cluster system and works in collaboration with national and international NGOs. The projects are implemented in highly populated, vulnerable urban areas, as well as in rural and indigenous communities that are difficult to access. The organization is growing and expanding its donor base, intervention sectors, and implementation areas, with the goal of improving the quality of its programming.

nutrition technician

Location

Caracas, Capital District. Venezuela.

Travel required:

Yes, towards the intervention areas, Sucre, Apure and Táchira

Type of contract:

For a certain time.

Contract duration

For the duration of the project.

General Mission

General objective

Under the direct responsibility of the Medical Coordination in Venezuela, the Pharmacy Manager will have the obligation to manage the purchase and supply of medicines, supplies and medical devices in the MdM Mission in Venezuela in accordance with the policies and protocols of MdM to guarantee correct management (acquisition, reception, storage, custody and distribution) following legal regulations and international quality controls.

Tasks and responsibilities:

1. Ultimately responsible for the correct preparation of orders and purchases based on the needs of MdM, faithfully complying with the regulations and standards of the organization and its respective donors as well as national regulations, ensuring that they are completed on time to avoid unnecessary intermediate orders. , following the MdM purchasing policy.
2. Supervise the corresponding projections of needs in the different health centers supported by MdM.
3. Collaborate in the needs analysis for the writing and formulation of the different projects.
4. Direct hierarchical manager of the Pharmacists or personnel of the base pharmacy area located in the different States where MdM implements its projects.
5. Participate and serve as support in all processes of acquisition and purchase of medication supplies and medical materials.
6. Facilitar la correcta gestión de las existencias, así como los procedimientos de transporte o almacenamiento, con el fin de garantizar la disponibilidad de existencias en todos los proyectos y evitar la expiración, el exceso o la rutura de stock, y garantizar su eficiencia y eficacia general.
7. Supervisar y controlar las condiciones de almacenamiento y distribución en todas los almacenes y bases, reportar a Coordinación Medica mensualmente sobre todas estas actividades y comunicación de incidentes de manera inmediata.
8. Liderar la gestión de farmacia de MdM en base a los formatos y software establecidos y capacitar al personal necesario en el correcto uso y control.
9. Garantizar las entregas de medicamentos e insumos a las diferentes bases, y responsable último de los documentos que respalden todos los procesos administrativos y procedimientos internos así como de la custodia y archivo.
10. Colaborar con el área de logística en establecer las relaciones comerciales con los diferentes proveedores así como acudir en representación de MdM cuando se le solicite.
11. Realizar apoyo técnico en la farmacia con relación a todas las cuestiones relativas a la información farmacéutica, el uso de los medicamentos (protocolos y uso racional de los mismos), control de efectos secundarios, cuestiones de adherencia, etc así como cualquier otro aspecto técnico de la Misión MdM.
12. Responsable de validar las adecuaciones de los almacenes de medicamentos para que cumpla con lo mínimo requerido por el SACS, conocer cómo realizar la gestión en la parte de asuntos regulatorios ante el SACS para la validación del almacén.
13. Supervisar la, gestión, seguimiento y control de las existencias de los botiquines médicos de primeros auxilios (Botiquín básico, Botiquín traumatología, Kit PEP y otros) en las oficinas de MdM, guest housey los vehículos de MdM. Esto incluye el inventario, el pedido a tiempo y el control de las fechas de vencimiento junto a los responsables de farmacia de las bases operativas
14. Monitoreo y supervisión de actividades semanales de los Farmacéuticos Base con referente a las actividades pautadas por terreno.
15. Revisión y supervisión de todos los informes mensuales de consumos y existencias realizados por cada estado así como responsable de su realización por el equipo de farmacia en terreno de MdM.
16. Apoyar a los pares del Ministerio de Salud en sus responsabilidades relativas a la vigilancia del consumo de medicamentos, la gestión de existencias y la preparación/recepción de pedidos de MdM.
17. Participar activamente en las reuniones del equipo y coordinación médica así como a aquellas que se les solicite desde la Coordinación Médica.
18. Liderar la creación de material necesario para las actividades de capacitación y uso de fármacos y su uso responsable, gestión responsable de farmacias y otros, así como su impartición a las contrapartes cuando se requiera.
19. Participar si es requerido en las actividades medicas planificadas por MDM en comunidades vulnerables y colaborar en las tareas que se requieran de coordinación y operativización.
20. Garantizar la correcta eliminación de los fármacos y medicamentos, de acuerdo con los estándares de seguridad de MdM y los protocolos de gestión de residuos, así como con la legislación nacional e internacional pertinentes.
21. Garantizar que todos los inventarios de medicamentos y dispositivos médicos están disponibles y actualizados de forma permanente, y participar en la elaboración de informes de acuerdo con las pautas de MdM.
22. Liderar el proceso de legalización de los almacenes farmacéuticos de la Misión en Venezuela.
23. Liderar las auditorías internas y externas (QUAMED u otros) que se realicen a los proveedores, casas farmacéuticos y laboratorios de producción de medicamentos en Venezuela u otros países de la región.

Las tareas y responsabilidades definidas en esta descripción del trabajo no son exhaustivas y pueden evolucionar dependiendo de las necesidades del proyecto.

Formación

• Farmacéutico graduado de una Institución reconocida (acreditado)

Experiencia Profesional

• Humanitaria/Técnica
• 3 años de experiencia mínimo en gestión de farmacia (acreditado)
• 3 años de experiencia regentando una farmacia así como posibilidad de regentar farmacia actualmente (acreditado).
• .2 años de experiencia en en gestión de proyectos y/o programas de ayuda humanitaria y cooperación al desarrollo.
• Tener amplios conocimientos con referente a gerencia y manejo de mercado, aunado a conocimientos de procesos de licitaciones nacionales e internacionales.
• Excelentes capacidades para trabajar y gestionar equipos.
• Habilidades de liderazgo.
• Excelentes capacidades de análisis y síntesis.
• Experiencia de trabajo con comunidades y poblaciones en situación de vulnerabilidad.
• Diplomacia y adecuada comunicación con autoridades de salud y educación, comunidades, personal docente y personal sanitario de la gestión pública.
• Flexibilidad y adaptabilidad a horarios de trabajo y visitas a terreno.

Aptitudes y conocimientos

• Capacidad para conceptualizar, desarrollar, planificar y gestionar actividades en el marco de proyectos humanitarios.
• Excelentes aptitudes para la redacción de propuestas e informes..
• Capacidad para operar eficazmente en un entorno de trabajo cambiante.
• Habilidades probadas en el desarrollo y gestión de equipos eficaces y motivados.
• Excelentes habilidades de negociación y representación.
• Trabajar con confianza e integridad y tener un claro compromiso con los valores fundamentales y los principios humanitarios de Médicos del Mundo.
• Mostrar altos estándares de integridad y transparencia en todas sus acciones.

Software

• Buen conocimiento del software de MS office – Incluyendo Word, Excel, PowerPoint y Outlook.
• Manejo de software para el diagnóstico de gestión de fármacos.